Nur wenige Berufe haben Sondervorschriften beim Erstellen von Rechnungen einzuhalten. Manchmal wird dort etwa die persönliche Unterschrift abverlangt. Klassische Unternehmen und Selbständige können allerdings auch Rechnungen als Pdf-Dokument per E-Mail versenden.
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TIPP:
Seit Juli 2011 berechtigen auch Rechnungen per Mail zum Vorsteuerabzug. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht erforderlich. Aber ACHTUNG: Achten Sie darauf, daß die Rechnung unveränderlich ist (kein Word- / Excel-Dokument). Sichern Sie die Originaldatei.
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Unabhängig davon ist allerdins stets
„die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung“ (§ 14 I 5, 6 UStG)
zu gewährleisten. Denken Sie also daran ein innerbetriebliches Kontrollverfahren einzurichten, mit dem ein verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung geschaffen wird.
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ACHTUNG:
Per Mail versandte Rechnungen können ein Problem beim Zugangsnachweis darstellen, denn selbst eine Bestätigung, daß die Mail gelesen wurde, genügt nicht den gesetzlichen Zugangsnachweisen. Manipulationen sind hier ein Leichtes. Wird eine Mail-Rechnung nicht bezahlt, sollten Sie das Verfahren bei dem Kunden sofort auf Papier umstellen.
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Ist eine Rechnung nicht zugegangen, wird sie auch nicht fällig, d. h. eine Zahlungspflicht besteht dann noch nicht. Hierin liegt die Schwierigkeit, insbesondere des beweisfesten Nachweises, von E-Mail-Rechnungen. Trotzdem können wir beruhigen: Wenn im übrigen aber eine vollständige und klare Dokumentation der Leistung und Lieferung vorliegt, wird die Durchsetzbarkeit der Forderung nicht an der Mail-Rechnung scheitern und das Verfahren kann bis hin zur Beauftragung des Gerichtsvollziehers erfolgreich durchgeführt werden.
Fragen Sie uns wegen der Einzelheiten, wie Sie in Ihrem Unternehmen Ihr Forderungsmanagement rechtssicher aufbauen. Wir helfen Ihnen auch schon im Vorfeld des Forderungseinzugs. Rufen Sie uns am besten einfach an.
