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Viele Unternehmen formulieren Mahnungen fehlerhaft. Die Folge: Der Kunde zahlt nicht sofort.
Hier ein paar häufige Fehler:
Fehler Nr. 1: Erste Mahnung: Wer A sagt, muß auch B sagen oder anders formuliert: Wer 1 sagt, sagt auch irgendwann 2, vielleicht sogar 3 und 4. Also – so denkt sich mancher Schuldner – kann er gerne die Zahlung noch hinausschieben. Lösung: Schreiben Sie also klar und deutlich „Mahnung“. Fertig.
Fehler Nr. 2: Langweiliger Text: Eine Mahnung muß eine klare Ansage enthalten und nicht ellenlang schwadronieren. „Laut Auswertung unserer Buchhaltung haben Sie (…)“. Sparen Sie sich solche Floskeln. Kommen Sie zur Sache: „Unsere Rechnung war fällig und ist noch offen. Nun entstehen für Sie hohe Verzugszinsen. Sparen Sie sich das und zahlen Sie bitte bis zum (…)„. Lassen Sie jede Art von Drohung weg!
Fehler Nr. 3: Keine Verzugskosten und Verzugszinsen: Um klar mitzuteilen, daß schnelle Zahler Vorteile genießen, müssen Sie in Ihrer Mahnung schon gleich deutlich die Mehrkosten hervorheben und auch einfordern.
Fehler Nr. 4: Kein Termin für Zahlung: Sagen Sie deutlich, wann das Geld auf Ihrem Konto gutgeschrieben sein muß – spätestens. Betonen Sie es durch das Wort „Wertstellungstermin“. Dann genügt es nicht mehr, die Ausrede zu strapazieren, daß die Überweisung gerade rausging.  
Muster – wie Sie es besser machen: „Mahnung – Sehr geehrte Damen und Herren, unsere Rechnung vom (…) in Höhe von (…) war fällig und ist noch offen. Nun entstehen für Sie weitere Kosten i. H. v. (…) (Mahngebühr etc.) und hohe Verzugszinsen mit 8 % über dem Basiszinssatz seit dem (…). Mithin sind bereits (…) Euro zur Zahlung offen. Tipp: Sparen Sie sich weitere Kosten und zahlen Sie bitte den Gesamtbetrag i. H. v. (…) bis zum (…) (Wertstellungstermin!). Danke für Ihr Verständnis!“