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Soweit für uns ersichtlich unterschätzen viele Unternehmen die Aufwendungen für die SEPA-Umstellung. Ein wirksames Forderungsmanagement im Unternehmen verlangt jedoch gerade nach einer frühzeitigen Anpassung.
ACHTUNG:
Geraten Sie bei der SEPA-Umstellung als Selbständiger oder Unternehmer in unnötige Verzögerung kann das für Sie eine erhebliche Liquiditätseinbuße bedeuten!
Aufgrund des Wegfalls von bisher bekannter Einzugsermächtigung und üblichem Abbuchungsauftrag gilt es für Sie, unternehmensintern die Anpassung an die sogenannte SEPAUmstellung vorzunehmen.
Begriffserklärung:
SEPA ist die Abkürzung für Single Euro Payments Area, den einheitlichen Zahlungsverkehrsraum in der Währung Euro. Kernstück dieser
Umstellung ist die Festlegung eines Enddatums für die nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren. Die SEPA-Verordnung sieht dabei vor, daß für Überweisungen und Lastschriften ab dem 01.02.2014 nur noch die SEPAZahlungsverfahren anzuwenden sind.
Bei Einzugsermächtigungen nach SEPA gilt dann eine allgemeine achtwöchige Widerspruchsfrist. Im Kern bedeutet diese lange Widerspruchsfrist, daß Sie im Rahmen Ihrer Abrechnungen und Belieferungen ein engmaschiges Kontrollverfahren zum Zahlungsverhalten Ihrer Kunden einführen sollten. Zeichnen sich erste Abweichungen im sonst üblichen Zahlungsverhalten ab, müssen Sie mit einem Widerspruch (Widerruf) der mit SEPA-Einzugsermächtigung eingezogenen Gelder des Kunden rechnen. Das Grundprinzip der SEPA-Lastschrift ist der bisher üblichen Einzugsermächtigung sehr ähnlich. Die SEPA-Lastschrift ist nun im Euroraum (also auch außerhalb von Deutschland, nicht aber im transnationalen) Zahlungsverkehr möglich.
WICHTIG:
Zur Kundenkennung sind IBAN und BIC erforderlich. Bitte holen Sie diese Daten ab sofort von Ihren Kunden ein. Kontonummer und Bankleitzahl sind nicht mehr erforderlich. Neu kommt eine sogenannte Gläubiger-ID hinzu, die bisher nicht erforderlich war.
Anstelle einer widerruflichen Einzugsermächtigung ist eine wiederkehrende Lastschrift maximal 36 Monate ab dem letzten Einzugsdatum nutzbar. Die Mandatsdaten müssen in einem Datensatz weitergegeben werden, was bisher nicht erforderlich war. Sie haben Ihren Kunden (Schuldner) grundsätzlich 14 Tage vor der Abbuchung zu informieren. Gleichwohl muß die Lastschrift spätestens fünf Tage vor Fälligkeit bei der Bank des Zahlers vorliegen. Es ist ein konkreter Fälligkeitszeitpunkt zu benennen. Das SEPA-Verfahren bleibt insofern flexibel, als daß der Abbuchungsbetrag seitens des Zahlungsempfängers angepasst werden kann (z. B. bei Zusatzkosten im Versand, Verzugszins). Es ist lediglich eine Information an den Kunden über den höheren Abbuchungsbetrag erforderlich. Bitte überprüfen Sie also hausintern, ob Ihr IT-System bereits an die SEPA-Einführung angepasst ist. Neben der IT-Anpassung ist für ein erfolgreichesForderungsmanagement / Inkasso die Anpassung der Zahlungsverkehrsprozesse hilfreich. Im Gegensatz zur Einzugsermächtigung ist die SEPA-Lastschrift nicht per Sicht fällig, sondern muß mit einer entsprechenden Vorlauffrist bei der Bank des Zahlers vorliegen und daher auch rechtzeitig durch Sie versandt werden.
Es gelten folgende Vorlauffristen vor Fälligkeit:

• 5 Bankarbeitstage bei einmaliger Lastschrift oder erster Lastschrift einer Folge von wiederkehrenden Lastschriften bei SEPA-Basislastschriften;
• 2 Bankarbeitstage bei wiederkehrenden Lastschriften und letzter Lastschrift bei SEPA-Basislastschriften;

BEACHTE:
Zahlungen, die als eilig bzw. zur taggleichen Ausführüung beauftragt werden, fallen nicht unter die SEPA-Regelungen.
Es gilt, die SEPA-Arbeiten am besten zu einem fixen Termin zu managen. Hierdurch lassen sich Vorankündigung der Lastschrift, Vorlagefristen und Mandatsverwaltung standardisieren. Zur Vorbereitung des reibungslosen SEPA-Verfahrens müssen Sie folgende Informationen frühzeitig einholen:

• Gläubiger-Identifikationsnummer (wird in Deutschland durch die Bundesbank vergeben – bitte dort beantragen),
• Mandatsreferenznummer (jedes Mandat ist mit einer eindeutigen Vertragsreferenz zu führen, die i. d. R. durch das ERP-System erzeugt wird; Wichtig: Es muß eine separate Unterschrift des Zahlers / Kontoinhabers vorliegen, auch wenn ein Vertrag besteht),
• Name und Adresse des Zahlers,
• International Bank Account Number – IBAN,
• Business Identifier Code – BIC,
• Anfrage bei Ihren Kunden (Lastschriftgeber) bzgl. eines EDV-gestützten Rechnungslegungssystems (ERP-System)

Neben dem SEPA-Lastschriftmandat (SEPA Direct Debit CORE, SDD-Core; auch Basislastschrift) gibt es das SEPA-Firmenlastschriftverfahren (SEPA Business to Business, B2B), das nur unter Nicht-Verbrauchern genutzt werden darf und für Sie als Selbständiger resp. Unternehmer bei Unternehmergeschäften (B2B) das wohl maßgeblich Verfahren sein dürfte. Es ist vergleichbar mit dem heutigen Abbuchungsauftragsverfahren.
WICHTIG:
Ihr gravierender Vorteil bei SEPA B2B, den Sie unbedingt nutzen sollten, ist: Abbuchungen aus B2B-Verfahren sind nach Belastung nicht wegen Widerspruchs retournierbar. Fragen Sie daher bei Ihrer Bank nach, ob diese das B2BLastschriftverfahren nach SEPA anbietet. Banken müssen es (leider) nicht anbieten.
Für die in allen SEPA-Lastschriftverfahren erforderlichen Vorankündigung der Lastschrift (Pre-Notification) gegenüber dem Zahlungspflichtigen ist eine Anpassung Ihrer Verträge, gerade bei Dauergeschäftsbeziehungen, zu überlegen. Die Vorankündigung muß Betrag und Fälligkeit bezeichnen. Sollten sich Betrag und Fälligkeit ändern, ist eine erneute Vorankündigung vorzunehmen. Für wiederkehrende vom Betrag und Fälligkeit gleich bleibende Einzüge genügt eine einmalige Vorankündigung. Falls keine abweichenden Fristen vereinbart werden, hat die Vorankündigung 14 Tage vor dem tatsächlichen Einzug zu erfolgen.
Die erstmalige Umstellung des Lastschrifteinzugsverfahren nach SEPA kann gegenüber Ihren Kunden etwa wie folgt formuliert werden:

„Anrede,
fortan werden wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben zur Einziehung unserer Forderungen aus (…) [z. B. Lieferung und Leistung] bei Ihnen das neue SEPA-Lastschriftverfahren nutzen müssen. Die Umstellung wird ab dem (Datum) erfolgen. Mit dem Umstellungsbeginnn werden wir die sich aus unseren Rechnungen ergebenden Beträge in unveränderter Höhe im Wege des SEPA Lastschriftverfahrens eingezogen werden. Wir werden daher mit Ihnen eine entsprechende Vereinbarung über die Lastschrift im SEPA-Verfahren mit Ihnen treffen müssen. Bitte nehmen Sie daher zeitnah, möglichst bis spätestens zum (Datum) mit uns Kontakt auf, damit wird die SEPA-Vereinbarung mit Ihnen abstimmen können. Wir werden gemeinsam eine schriftliche Fixierung abstimmen. Im Rahmen des dann künftigen Lastschriftverfahrens werden Sie bei uns als SEPA-Mandat mit der Mandatsreferenz (Nummer) bei uns geführt werden. Als Ihr Vertragspartner treten wir dabei mit der Gläubiger-ID (Nummer) im SEPA-Verfahren auf. Ihrer Bank werden wir mit jedem Lastschrifteinzug sowohl die Gläubiger-ID als auch die Mandatsreferenz übermitteln (müssen). Ihre Bank wird Ihnen diese Information in der Regel über den jeweiligen Kontoauszug bei jeder Belastung mitteilen.
Grußformel„

Die unmittelbar vor Ausführung stehende Lastschrift im SEPA-Verfahren können Sie etwa wie folgt ankündigen und auch dann versenden, wenn sich Betrag oder Fälligkeit des Einzugs ändern:

„Anrede,
hiermit dürfen wir im Rahmen des SEPA-Verfahrens unseren Einzug wie folgt ankündigen: Die ab (Datum) fällige Rechnungssumme beträgt (Betrag) Euro. Basierend auf dem uns erteilten Mandat [Mandatsreferenz (Nummer)] ziehen wir den genannten Betrag von Ihrem Konto (IBAN … BIC …) zum (Datum) ein. Sollte der Fälligkeitstag auf ein Wochenende oder einen Feiertag fallen, verschiebt sich die Fälligkeit auf den nächstfolgenden Werktag. Dies zu Ihrer Information.
Grußformel“

Gerne geben wir Ihnen weitere Details zur SEPA-Umstellung. Sprechen Sie uns
einfach an.
P. S.: Mal wieder waren wir ein wenig schneller, diesmal drei Wochen, bevor das Thema auch z. B. vom Handelsblatt aufgegriffen wurde – mit einem sehr schön Titel, der einen schmunzeln läßt: „IBAN, die Schreckliche„.